Completarea şi transmiterea registrului se fac de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajator. Persoana sau persoanele nominalizate prin decizia angajatorului pentru complectarea si transmiterea registrului de evidenta al salariatilor nu sunt obligate sa aiba un curs de formare in domeniul relatiilor de munca intrucat HG 500/2001 nu prevede obligativitatea in acest sens.

Angajatorii pot contracta serviciul de completare şi transmitere a registrului prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori înregistraţi la inspectoratele teritoriale de muncă, care îşi desfăşoară activitatea în condiţiile prevederilor legale în vigoare. Acest lucru se face cu respectarea dispoziţiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare.

Prestatorii nu pot subcontracta, la rândul lor, serviciile de completare şi transmitere a registrului încredinţate de angajator.

În situaţia în care se apelează la un prestator, angajatorul are obligaţia informării, în scris, a inspectoratului teritorial de muncă despre încheierea contractului de prestări servicii, în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări servicii. Această informare va cuprinde: denumirea prestatorului de servicii; certificatul de înregistrare al prestatorului, eliberat de Registrul Comerţului; dovada înregistrării prestatorului ca operator dedate cu character personal, conform prevederilor Legii 677/2001, precum şi data de la care s-a contractat serviciul de completare şi transmitere a registrului.

Contractarea serviciului de completare şi transmitere a registrului nu exonerează angajatorul de obligaţiile stabilite de prezentul act normativ.

Angajatorii/prestatorii care operează efectiv în registru au obligaţia să prelucreze datele cu caracter personal ale salariaţilor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare.

Registrul se întocmeşte în formă electronică şi se completează în ordinea angajării şi cuprinde următoarele elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariaţilor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetăţenia şi ţara de provenienţă - Uniunea Europeană - UE, non-UE, Spaţiul Economic European - SEE;
b) data angajării;
c) perioada detaşării şi denumirea angajatorului la care se face detaşarea;
d) funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării Ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de muncă;
f) durata normală a timpului de muncă şi repartizarea acestuia;
g) salariul, sporurile şi cuantumul acestora;
h) perioada şi cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale;
i) data încetării contractului individual de muncă.

Completarea, respectiv înregistrarea în registru a elementelor prevăzute la art. 3 alin. (2) se face după cum urmează:
a) la angajarea fiecărui salariat, elementele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g) se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză;
b) elementul prevăzut la art. 3 alin. (2) lit. g) se completează şi pentru contractele individuale de muncă deja înregistrate, în termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri;
c) elementele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. h) se înregistrează în registru în termen de maximum 20 de zile lucrătoare de la data suspendării;
d) elementele prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. i) se înregistrează în registru la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de muncă;
e) pentru salariaţii detaşaţi, angajatorul de bază completează perioada detaşării şi denumirea angajatorului la care se face detaşarea, anterior începerii detaşării.

Orice modificare a elementelor prevăzute mai sus se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară împlinirii termenului de 20 de zile lucrătoare.

Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în format electronic, prin utilizarea uneia dintre următoarele modalităţi:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspecţiei Muncii;
b) prin e-mail, pe bază de semnătură electronică;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă în format electronic, însoţit de o adresă de înaintare semnată de angajator.

Angajatorii sau, după caz, prestatorii de servicii au obligaţia de a completa şi transmite registrul la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au angajatorii sediul sau domiciliul, după caz, cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către primul salariat.

Registrul se păstrează în formă electronică la sediul angajatorului şi, după caz, la sediul sucursalei, agenţiei, reprezentanţei sau al altor asemenea unităţi fără personalitate juridică, care au delegată competenţa înfiinţării registrului.

Angajatorul are obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţi, de a-l păstra în bune condiţii la sediu, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.

La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat să îi elibereze acestuia:
a) copii ale documentelor existente în dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind înscrierile referitoare la persoana sa şi/sau un document care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate, astfel cum rezultă din registrul general de evidenţă şi din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.